Öncelikle şirketlerin, ortaklarından, sahiplerinden ve çalışanlarından farklı kişilikleri olduğunun altını çizmek gerekir. Şirketlerin elde ettiği kazançtan düşülebilecek giderler vergi kanunlarında tek tek sayılmıştır. Özelliği sebebiyle bu şekilde sayılan gider ve harcamaların yanı sıra işle ilgili olmak kayıt ve şartıyla bilumum harcamalar da gider olarak yazılabilir. Bu harcamalardaki ana şartlar; harcamaların, ticari kazancın elde edilmesi veya idamesi ile doğrudan ilgili olması, yapılan işin ehemmiyeti ve genişliği ile mütenasip olması ve seyahat maksadının gerektirdiği süreyle sınırlı olmasıdır. Buna göre şirket ortağı veya sahibi adına düzenlenmiş seyahat ve konaklama belgelerinin, seyahatin işle alakalı olduğunu ispatlamak şartıyla, gider olarak kayıtlara yansıtılabilmesi gerektiğini düşünüyorum. Bu seyahat ve konaklama esnasında patronun eşi ve çocukları adına düzenlenen belgelerin ise giderleştirilmesi sıkıntıya sebep olacaktır. Buna mukabil şirket sahibinin çalışanlardan birisi (pazarlama elemanı, satın alma müdürü, finans sorumlusu vs.) ile beraber yaptığı seyahat ve konaklama masrafları işle alakalı olması hasebiyle gider olarak kabul edilecektir.
Özellikle doktor, mali müşavir, avukat, sanatçı gibi asli sermayesi bilgi ve birikimi olan serbest meslek erbabının, şahsi giderleri ile iş maksatlı giderlerini ayrıştırmak çok daha zordur. Yaptığı seyahat esnasında işini de icra edebilen veya yeni bir müşteri bulabilen bu kesimin tatil harcamalarının tek kalemde reddedilmesi vergi mantığı çerçevesinde kabul edilebilecek bir yaklaşım değildir.
İşle alakalı olmayan harcamaların, şirket adına faturalanmış ve şirket hesaplarından ödenmiş olsa da, şirket faaliyetinde gider olarak kabul edilmesi mümkün değildir. Şirketlerin bu tür ödemelerinin, ortaklardan alacaklar hesabında takip edilmesi ve daha sonra şirket ortağına kar dağıtımı yapılmış gibi vergi stopajına tabi tutulması gerekir.
Çalışanlara verilen tatil hediyesi
Bilindiği gibi motivasyonu artırmanın en etkili yolu başarılı personelin taltif edilmesidir. Çalışanları ödüllendirmenin birçok yolu vardır. İşverenler başarılı personellerine bazen ikramiye, bazen çeşitli hediyeler bazen de kıyafet vb. ürünler verebiliyor. Birçok işletme sahibi de çalışanların verimliliğini artırmak ve işletmedeki ilişkileri daha samimi seviyeye getirmek için çalışanlarını tatile gönderme yoluna gidiyor. Peki, çalışanların işgücünü geliştirmek, motivasyonunu artırmak amacıyla otel masraflarının tamamının işveren tarafından karşılanması durumunda işverenler bu harcamaları gider yazabilecek midir? Öncelikle çalışan personel için yapılan bu tür harcamaların doğrudan gider olarak kabul edilmediğini belirteyim. Ramazan yardım paketleri, bayram ve yılbaşı hediyelerinde olduğu gibi bu tür harcamalar şirket kasasından yapılsa bile doğrudan gider olarak dikkate alınmaz. Ancak bu masraflar, personelin ücretine yansıtılmak ve gelir vergisi kesintisi yapılmak şartıyla şirket kazancının tespitinde gider olarak düşülebilir. Bu durumda tatil ile ilgili olarak yapılan harcamaların brütleştirilmesi ve çalışanın bordrosuna da eklenmesi gerekir.
